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Documenti doganali spedizioni fuori UE: quali servono

Documenti doganali, spedizioni fuori UE, qual è la documentazione necessaria per spedizioni internazionali extra Cee?

Ecco una dettagliata guida completa su tutti i documenti doganali per spedire all’estero al di fuori della Comunità Europea, quali sono i documenti, di base fattura proforma e dichiarazione di libera esportazione, e come devono essere presentati alla dogana di competenza.

Dogana, dazi e documenti doganali: come spedire un pacco extra UE

Ogni volta che spedisci un pacco dall’Italia con destinazione al di fuori dell’Unione Europea, la spedizione viene ispezionata dalla Dogana, ente amministrativo non sollecitabile e con procedure spesso sconosciute e imprevedibili.

Né noi di Mondospedizioni.com, né il corriere sa a priori come agirà la dogana ma per evitare la maggior parte dei problemi, blocchi, rallentamenti, spese extra e brutte soprese di base è necessario che si sappia tutto sui documenti doganali base necessari e su come spedire un pacco extra UE.

Anche per spedire in Europa in Paesi extra UE vi sarà dogana e saranno necessari i documenti doganali.

Ad esempio se spedisci un pacco in Svizzera, in Norvegia, se devi spedire un pacco in Inghilterra e UK dopo la Brexit, per spedire in Bosnia, in Kosovo, in Serbia, in Albania, in Ucraina, in Macedonia del Nord, in Andorra, nelle Isole Canarie o nelle Azzorre, la merce sarà sottoposta a ispezione da parte della dogana e saranno obbligatori i documenti doganali quali fattura proforma e dichiarazione di libera esportazione, salvo casi specifici in cui potrebbero essere necessarie ulteriori documentazioni aggiuntive che vedremo di seguito.

Per le spedizioni a San Marino, invece, nonostante non sia territorio italiano né comunitario, per convenzione non servono documenti doganali e non vi è passaggio in dogana delle merci in transito dall’Italia.

Noi di Mondospedizioni.com riceviamo delle informazioni dal corriere circa le merci non spedibili (link articolo) in determinati Paesi e sulle procedure richieste da alcune dogane per alcune tipologie di prodotti, ma non possiamo prevedere tutto, quel che è certo è che la dogana può nella maggior parte delle volte applicare dei dazi, vale a dire degli oneri, tasse sui beni esportati in quel determinato Paese.

Voci doganali: il codice TARIC

La dogana utilizza un sistema di cifre e codici necessari per catalogare e identificare ogni merce che transita da un Paese ad un altro.
Il sistema identificativo della dogana italiana, il cosiddetto TARIC, prevede un codice di 10 cifre per ogni tipo di oggetto, una voce di tariffa composta da una parte iniziale comune per categoria di merce e una parte finale che varia in base allo specifico oggetto spedito.
Quando spedisci un pacco e parte dall’Italia deve passare attraverso l’ispezione di due diversi enti doganali: la dogana italiana, che effettua un primo controllo prima di consentire l’uscita della merce dal nostro Paese e ha il compito di accertarne la libera esportazione e quindi che non si tratti di prodotti proibiti, non spedibili o soggetti a restrizioni, e la dogana del Paese di destinazione, la dogana di arrivo, che deciderà se il contenuto può essere ammesso oppure no, o quali restrizioni o documentazioni aggiuntive sono necessarie e gli oneri da addebitare al destinatario.

Oneri doganali

Gli oneri doganali, salvo diverse disposizioni, sono a carico del destinatario. Se si tratta di una cifra abbastanza contenuta il corriere avviserà il destinatario che metterà in consegna il pacco e il destinatario pagherà i dazi alla consegna. Diversamente il corriere comunica via email l’ammontare degli oneri doganali e i diversi metodi di pagamento consentiti, carta di credito, paypal etc.

Le tasse doganali dipendono dal valore e dalla tipologia della merce in transito, dalla tipologia di spedizione, se commerciale, se si tratta di una vendita, o se è un regalo o se è fra privati o se riguarda il trasferimento di effetti personali.

Dazi per spedizione di effetti personali: export e import

Ad esempio con DHL se si spediscono effetti personali dall’Italia verso un Paese extra UE, il destinatario non pagherà dazi se i nomi di mittente e destinatario coincidono, mentre con UPS se previsti dalla dogana di competenza verranno applicati dazi in quanto UPS non si occupa direttamente dello sdoganamento di effetti personali.
Anche per le spedizioni in importazione, per spedizioni da Paesi extra UE all’Italia, è necessario spedire con DHL, per evitare i dazi in entrata applicati dalla dogana italiana ma in questo caso è necessario, affinché la spedizione venga considerata da DHL come una spedizione di effetti personali (al fine di ottenere l'esenzione degli oneri doganali, solitamente richiesti a destino)che:

  • mittente e il destinatario siano la stessa persona
  • che il destinatario dimostri che al momento della consegna del pacco sia già tornato in Italia.
    DHL chiederà in quel caso di fornire il passaporto, il biglietto aereo andata – ritorno e una certificazione che dimostri il motivo di soggiorno nel Paese extra UE ( es. studio o lavoro all'estero ).
Qualora invece, qualcuno vi stesse spedendo i vostri effetti personali, ma sulla lettera di vettura i nominativi del mittente e destinatario sono differenti e non potranno essere rispettate le indicazioni sopra riportate, DHL non potrà considerare la spedizione come effetti personali e, a destino potrebbero richiedere oneri doganali, affinché il pacco venga svincolato.

Documenti doganali: spedizioni in export e in import

Nel momento in cui il pacco arriva nella dogana del paese di partenza viene controllata come prima cosa che siano presenti tutti i documenti necessari all’esportazione o all’importazione delle merci. A seconda che la spedizione sia in export, vale a dire dall’Italia verso Paesi extra UE, o in import, quindi da un Paese extra UE all’Italia, la dogana dovrà effettuare dei controlli e saranno obbligatori determinati documenti.
Per spedizioni dall’Italia a Paesi extra UE, le esportazioni, in generale i documenti doganali base richiesti dalla dogana di partenza, quindi dalla dogana italiana, per l’ispezione, sono:

  • La fattura pro-forma o fattura commerciale in 3 copie firmate in originale
  • La dichiarazione di libera esportazione in 1 copia
  • Una copia del documento di identità e del codice fiscale (solo con UPS e con DHL solo per le spedizioni in Inghilterra e UK)
Per le spedizioni in importazione, da Paesi extra UE all’Italia viene richiesta solo la fattura proforma o fattura commerciale se si tratta di azienda.
Per le spedizioni tra aziende o da azienda a privato, sia in export che in import, è possibile scegliere se allegare 3 copie della nostra fattura proforma, quella che vi inviamo noi o che vi invitiamo noi a compilare online in fase di inserimento dell’ordine o di fattura commerciale.
Se si tratta di vendita sarà necessario inserire come motivo di esportazione o importazione “vendita” diversamente potrà essere utilizzata la dicitura “personal, not for resale”, in italiano “beni personali, non destinati alla vendita” oppure “gift”, “regalo”.

Fattura Pro Forma

La fattura pro forma, proforma invoice, è il documento doganale base necessario per tutte le spedizioni, in import e in export, che entrano e che escono dall’Italia e che prevedono il passaggio in dogana.

La proforma contiene una lista dettagliata di tutte le merci contenute nel pacco o nei pacchi spediti, la quantità presente per ogni singola merce e il valore commerciale unitario della stessa. E’ un documento essenziale e va compilato con precisione e attenzione altrimenti il rischio è quello di ritardi nella consegna dovuti a blocchi e problemi doganali.

Su Mondospedizioni.com è possibile, per le sole spedizioni in esportazione, quindi dall’Italia verso Paesi extra Cee, compilare la fattura proforma online in modo semplice e veloce nel momento in cui si inserisce l’ordine. Basterà esprimere la preferenza cliccando su compila la fattura online oppure su compila la fattura a mano.

Se avrai scelto come corriere DHL (Road Economy o Express by Air sul nostro sito) se scegli la fattura proforma online in automatico verrà compilata anche la dichiarazione di libera esportazione e entrambi i documenti doganali saranno trasmessi direttamente per via telematica alla dogana. Non dovrai far altro che attaccare al pacco la lettera di vettura.

Se scegli UPS invece fattura proforma e libera esportazione potrai lo stesso compilarli contestualmente all’inserimento dell’ordine risparmiando tempo, ma poi ti verranno inviati insieme all’etichetta con l’email di conferma e sarà necessario stamparli e allegarli al pacco.

Con l’email di conferma e i documenti doganali cartacei ti arriveranno anche i facsimile per entrambi in modo da avere una guida alla corretta compilazione ed evitare problemi e blocchi in dogana e di dover rifare tutto, scannerizzarlo e inviarcelo nuovamente per poterlo inoltrare al corriere che poi dovrà trasmetterlo in dogana con evidenti perdite di tempo.

Dove vanno inseriti proforma invoice e dichiarazione di libera esportazione e in quante copie?

I documenti per la dogana, sia che si tratti dei documenti base, proforma e libera esportazione, che di altri documenti che vedremo più avanti, quali packing list, Watch declaration, Indemnity letter, Dichiarazione IATA, Lithium battery declaration, eventuale prescrizione medica per la spedizione di farmaci, i propri documenti di identità e codice fiscale (necessari per le spedizioni extra Ue con UPS) e altra documentazione richiesta al mittente, vanno tutti inseriti in una tasca di plastica apposita che si acquista nei negozi specializzati o dal tabaccaio, che va attaccata al pacco accanto alla lettera di vettura. Va bene anche una di quelle cartelline trasparenti portadocumenti che andrete a ripiegare e sigillare bene con del nastro adesivo e ad assicurare saldamente al pacco con tutti i documenti dentro.

Esempio di Fattura Pro Forma

A volte per alcune destinazioni o per necessità, perché lo spazio nella fattura proforma non è sufficiente per contenere tutte le merci da spedire, è necessario compilare la cosiddetta Packing list, semplicemente un’appendice della fattura proforma che va sempre inserita nella tasca laterale.

Esempio di Packing list.

Dichiarazione di libera esportazione

La Dichiarazione di libera esportazione è il secondo documento doganale essenziale da allegare alla spedizione per spedire un pacco dall’Italia a un Paese extra Ue, necessario per il passaggio in dogana. Si tratta di una dichiarazione in cui il mittente afferma di essere l’unico responsabile per la merce spedita. Sarà necessario spuntare le varie caselle con tutte le eccezioni che si riferiscono alle attuali normative di esportazione vigenti a conferma di essere informato sulle restrizioni e di non trasgredire alcuna legge relativa alla spedizione e all’esportazione di merci. In caso di spedizione di merci proibite, pericolose, tossiche il mittente potrà essere perseguito anche penalmente se l’esportazione o il commercio di tali oggetti costituiscono grave reato.

Esempio Dichiarazione Libera Esportazione UPS

Esempio Dichiarazione Libera Esportazione DHL

Compilarla è molto semplice, il mittente dovrà inserire i suoi dati anagrafici, mettere una spunta accanto alle caselle e apporre una firma in originale.

Come già detto nel caso in cui si scegliesse sul nostro sito la compilazione della fattura doganale online anche la dichiarazione di libera esportazione verrebbe generata in automatico e trasmessa direttamente in dogana nel caso in cui si spedisca con DHL o inviata già compilata via email se il corriere scelto è UPS.

Gli altri documenti doganali: watch declaration, indemnity letter, Iata declaration, Lithium battery declaration

Oltre alla lettera di vettura e ai documenti doganali di base, quali la fattura proforma e la dichiarazione di libera esportazione per alcune destinazioni o per alcune categorie di prodotti è necessario allegare anche altri documenti.

Saremo noi di Mondospedizioni.com a segnalarti e inviarti via email di volta in volta la documentazione specifica necessaria, tuttavia non occupandoci strettamente di dogana, ente con procedure non sempre prevedibili, potrebbe accadere che la spedizione venga ugualmente bloccata a causa di nuove restrizioni e procedure di cui non eravamo a conoscenza e che non dipendono né da noi né dal corriere. Il consiglio è infatti sempre quello di informarsi presso la dogana di destinazione, soprattutto se si spedisce in Paesi particolari o merce particolare, come medicinali, apparecchiature elettroniche, cellulari, tablet e computer, alcolici e alimenti, vestiti usati, opere d’arte, gioielli e preziosi.

La Watch declaration ad esempio è una dichiarazione di 6 pagine, qui sotto è riportata l’immagine della prima, che deve necessariamente essere allegata alla documentazione doganale nel caso in cui sia la prima volta che si effettua la spedizione di un orologio, di qualsiasi tipo, da polso, da taschino, da parete, da comodino, negli Stati Uniti. Per lo più richiede informazioni circa i materiali di cui è composto e la batteria e altre specifiche sul meccanismo.

L’Indemnity letter, o lettera di Manleva in italiano, è invece un documento necessario per le spedizioni verso i Paesi cosiddetti “sanzionati dall’ONU” e sono Cuba, Repubblica Centro Africana, Repubblica Democratica del Congo, Iran, Repubblica islamica, Iraq, Corea del Nord, Libya (Libyan Arab Jamahiriya), Somalia, Repubblica araba siriana e Yemen. In sostanza è una dichiarazione tramite la quale un soggetto (mallevadore/il mittente) solleva un altro soggetto (manlevato/ il corriere) dalle conseguenze risarcitorie di una determinata attività, in questo caso la spedizione.

La IATA declaration è una dichiarazione con cui si afferma che la merce spedita non è esplosiva, infiammabile, tossica, infettiva, radioattiva, corrosiva, ossidante e in ogni caso non è classificata come pericolosa in accordo con le normative IATA/ADR.

Con la Lithium battery declaration si dichiara di spedire batterie al litio.

Le batterie al litio sono di utilizzo molto comune in quanto contenute nella maggior parte dei dispositivi quali telefoni cellulari, laptop, palmari, orologi, fotocamere, giocattoli, tuttavia sono classificate come “Merci Pericolose” per le normative IATA. Infatti in determinate condizioni possono surriscaldarsi e infiammarsi pertanto per poter spedire batterie al litio queste devono essere identificate, classificate, imballate, contrassegnate in modo adeguato e infine accompagnate dalla suddetta dichiarazione in cui si afferma, appunto, di aver seguito tutte le disposizioni IATA per la spedizione di tale tipologia di merce e in cui si specifica che tipologia, potenza di batterie al litio si sta spedendo e dove sono contenute, in quale dispositivo, e si accetta di assumersi la responsabilità nel caso in cui dovessero infiammarsi e la spedizione dovesse danneggiarsi.

Come spedire online extra UE con Mondospedizioni.com

Se devi organizzare una spedizione internazionale dall’Italia verso un paese extra UE e viceversa, Mondospedizioni.com offre servizi e corrieri per spedire in Norvegia, spedire in Svizzera, spedire alle Canarie, spedire in Inghilterra e in UK dopo la Brexit (Scozia, Galles e Inghilterra) sia da privato a privato, oggetti personali, che spedizioni commerciali, tra aziende o da azienda a privato, sempre nel rispetto della lista dei prodotti proibiti.

Basterà inserire nella home del nostro sito paese, città, cap di partenza e di destinazione, selezionare il tipo di servizio, spedizione pacchi, documenti, valige o pallet, dichiarare il numero di pacchi, peso e dimensioni e potrai avere una panoramica dei costi, dei corrieri e dei diversi servizi offerti.

Abbiamo visto come sia possibile sul nostro sito compilare i documenti doganali online in modo facile e comodo oppure se sceglierai di stamparli e compilarli a mano ti verranno inviati insieme alla lettera di vettura con i relativi facsimile per poterli compilare in modo autonomo e preciso.

In caso di dubbi riceverai tutta l’assistenza necessaria, telefonica o via email, dal nostro servizio clienti, attivo 7 giorni su 7 dalle 8 alle 22 via email scrivendo a info@mondospedizioni.com e 9-13 14-18 al telefono componendo lo 0683928370.

Tutti i documenti richiesti dovranno essere presenti nella tasca laterale nel momento in cui passa il corriere o quando si deposita la spedizione presso un punto di ritiro. Sarà necessario inserire:

  • Fattura Pro Forma o fattura commerciale: 3 copie
  • Dichiarazione di Libera esportazione: 1 copia
  • Etichetta di spedizione (bolla o lettera di vettura) 1 su ogni pacco, meglio metterne una copia anche all’interno del pacco.
  • Waybill doc (solo con DHL) 1 copia da consegnare al corriere o al responsabile presso il punto di ritiro.
  • Copia del documento d’identità del mittente (solo con UPS) 1 copia
  • Copia codice fiscale del mittente (solo con UPS) 1 copia
La Fattura Pro Forma deve essere allegata in tre copie e accompagnata da firma autentica del mittente. Lo stesso vale per la Dichiarazione di Libera esportazione.

Spedizione doganale in Norvegia, Svizzera e Isole Canarie

Spedire in Norvegia o in Svizzera o alle Canarie necessita di documenti doganali, infatti nonostante geograficamente siano appartenenti all’Europa tali territori non appartengono all’Unione Europea pertanto fanno dogana.utte le merci che transitano dall’Italia verso questi Paesi devono essere pertanto accompagnati da fattura pro forma e dichiarazione di libera esportazione e è previsto il pagamento di eventuali dazi doganali a carico del destinatario.

Come spedire in Inghilterra e UK dopo la Brexit

Con la Brexit spedire in Inghilterra e negli altri Paesi del Regno Unito prevede il passaggio in dogana. Pertanto dal 1° Gennaio 2021, non essendo il Regno Unito più parte dei Paesi dell'Unione Europea, sarà necessario compilare i documenti doganali, fattura proforma e libera esportazione per le esportazioni e fattura proforma per le importazioni dall’Italia all’Inghilterra, Galles e Scozia.
Per quanto riguarda l’Irlanda del Nord per convenzione, essendo sul medesimo territorio della Repubblica d’Irlanda, parte dell’Unione Europea, non ha istituito dogana per ora onde evitare blocchi burocratici e complessità negli scambi. Ti invitiamo a leggere la nostra Guida su come spedire in Inghilterra dopo la Brexit (link) per conoscere ogni dettaglio su cosa si può spedire in UK e cosa non si può più spedire e tutte le procedure necessarie..
Documenti doganali, dogana, dazi doganali e procedure per spedire dall’Italia verso un Paese al di fuori dell'Ue non sono poi una materia così complessa, ma se hai ancora dubbi e perplessità il nostro Servizio clienti è a tua disposizione 7 giorni su 7 dalle 8 alle 22 via email info@mondospedizioni.com e dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00 al telefono +390683928370.